江苏华信新材料股份有限公司

董事会秘书工作制度

第一章总则

第一条为了促进公司的规范运作，明确董事会秘书的职责权限，充分发挥董事会

秘书的作用，根据《公司法》《证券法》《深交所创业板股票上市规则》及其他法律、法规、规章、规范性文件及《江苏华信新材料股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）等有关规定，结合公司实际，制定本工作制度。

第二条公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司高级管理人员，对董事会负责。

董事会秘书应遵守法律、行政法规、部门规章和公司章程的有关规定，承担高级管理人员的有关法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

第二章任职资格

第三条公司董事会秘书的任职资格：

董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并取得证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。

第四条公司董事会秘书应当由公司董事、副总经理、财务负责人或者公司章程规定的其他高级管理人员担任。

第五条具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：

（一）有《公司法》第一百四十六条规定情形之一的；

（二）被中国证监会采取证券市场禁入措施，期限尚未届满；

（三）最近三年内受到中国证监会行政处罚；

（四）最近三年受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评的；

（五）本公司现任监事；

（六）交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

拟聘任董事会秘书因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国证监

会立案调查，尚未有明确结论意见的，上市公司应当及时披露拟聘任该人士的原因以及是否存在影响上市公司规范运作的情形，并提示相关风险。

第三章职责

1第六条董事会秘书对公司和董事会负责，履行以下职责：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事

务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议

及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深交所（以下简称深交所）报告并公告；

（五）关注公共媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复深交所所有问询；

（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规、《深交所创业板上市规则》及深交所其他相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、《深交所创业板上市规则》、深交所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实地向深交所报告；

（八）《公司法》《证券法》、中国证监会和深交所要求履行的其他职责。

第七条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他高级管

理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书在信息披露方面的工作。

董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向董事会报告。

第八条董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。

第四章工作程序

第九条董事会秘书筹备、组织董事会、股东大会会议的程序：

（一）关于会议审议的事项及会议召开时间、地点，董事会秘书在请示董事长或

2经董事会审议通过后，应尽快按照《公司章程》及其他有关规定发出会议通知；

（二）董事会秘书应按照规定筹备会议并及时将会议材料送达公司董事、监事及其他规定的与会者；

（三）董事会秘书应作会议记录并至少保存十年。

第十条董事会秘书的信息披露程序：

（一）根据有关法律法规及《股票上市规则》的规定，判断相关事项是否属于需要披露的重大事项；

（二）对外公告的重大事项，董事会秘书应事前报告董事长；

（三）根据信息披露要求，组织编写信息披露文件；

（四）对于信息披露的公告，董事会秘书应审核确认后发布。

第十一条公司在履行信息披露义务时，应当指派董事会秘书、证券事务代表或者

代行董事会秘书职责的人员负责与深圳证券交易所联系，办理信息披露与股权管理事务。

第十二条监管部门对公司的问询函，董事会秘书应组织协调相关部门及分、子公

司准备资料，经董事会秘书审核后及时答复监管部门，并将有关问询内容和答复情况及时通报公司董事会。

第十三条公司各部门、子公司、分公司对照公司《信息披露管理制度》的规定，对触及信息披露要求的重大事项及时告知董事会秘书，并根据要求提供信息披露所需资料。因提供资料延误或差错而导致信息披露不合规时，公司将根据情节追究相关人员的责任。

第十四条公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加深圳证券交易所组织的董事会秘书后续培训。

第五章任免程序

第十五条公司应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

第十六条董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或者解聘。

第十七条公司上市后聘任董事会秘书的，公司应当在有关拟聘任董事会秘书的会

议召开五个交易日之前，将该董事会秘书的有关材料报送深交所，深交所自收到有关材料之日起五个交易日内未提出异议的，董事会可以依照法定程序予以聘任。

公司聘任董事会秘书之前应当向深交所报送以下资料：

（一）董事会推荐书，包括被推荐人符合法律规定任职资格的说明、职务、工作表

3现及个人品德等内容；

（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；

（三）被推荐人取得的交易所颁发的董事会秘书资格证书（复印件）。

第十八条公司上市后聘任董事会秘书的，同时还应当聘任证券事务代表，协助董

事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

证券事务代表应当经过交易所的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格证书。

第十九条公司上市后董事会正式聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告

并向深交所提交以下资料：

（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

（二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电

话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；

（三）董事长的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深交所提交变更后的资料。

第二十条公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在任职期

间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。

董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事会的离任审查，在公司监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理或待办理事项。

第二十一条公司解聘董事会秘书应当有充分理由，不得无故将其解聘。

董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当向深交所报告，说明原因并公告。

董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深交所提交个人陈述报告。

第二十二条董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事实发生之日起在一个月

内解聘董事会秘书：

（一）出现本细则第五条所规定情形之一；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给公司或者股东造成重大损失；

（四）违反国家法律、行政法规、部门规章和公司章程等规定，给公司或者股东造

4成重大损失。

第二十三条公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员

代行董事会秘书的职责，并向深交所备案，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

董事会秘书空缺期间超过三个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第二十四条董事会秘书违反法律、法规或公司章程，则根据有关法律、法规或公

司章程的规定，追究相应的责任。

第六章附则第二十五条本制度如与国家颁布的法律、行政法规、部门规章或经修改后的《公司章程》相抵触，按国家有关法律、行政法规、部门规章和公司章程的规定执行。

第二十六条本制度由公司董事会负责解释。

第二十七条本制度经公司董事会审议通过之日起生效并实施，修改时亦同。

江苏华信新材料股份有限公司

2023年12月

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