山东天鹅棉业机械股份有限公司董事会秘书工作细则

山东天鹅棉业机械股份有限公司

董事会秘书工作细则

（2025年10月修订）山东天鹅棉业机械股份有限公司董事会秘书工作细则

目录

第一章总则.................................................1

第二章董事会秘书的任职资格.........................................1

第三章董事会秘书的职责...........................................2

第四章董事会秘书的任免...........................................4

第五章董事会秘书的法律责任.........................................5

第六章附则.............................................书工作细则

第一章总则

第一条为促进山东天鹅棉业机械股份有限公司（以下称“公司”）规范运作，明确董事会秘书的职责和权限，充分发挥董事会秘书的作用，根据《中华人民共和国公司法》《上海证券交易所股票上市规则》（以下称“《股票上市规则》”）

《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》及其他有关法律、法规、规范性文件和《山东天鹅棉业机械股份有限公司章程》（以下称“《公司章程》”）等规定，制定本细则。

第二条公司设董事会秘书1名。董事会秘书为公司的高级管理人员，对

公司和董事会负责，忠实、勤勉地履行职责。

董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担高级管理人员的有关法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

第三条董事会秘书为公司与上海证券交易所的指定联系人。公司应当指

派董事会秘书和代行董事会秘书职责的人员、证券事务代表负责与上海证券交易所联系，以公司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范围内的事务。

第四条公司设立证券部为信息披露管理工作的日常工作部门，由董事会秘书分管。

第二章董事会秘书的任职资格

第五条担任上市公司董事会秘书，应当具备以下条件：

（一）具有良好的职业道德和个人品质；

（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

（三）具备履行职责所必需的工作经验；

（四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。

第六条公司董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等

专业知识，具有良好的职业道德和个人品质。具有下列情形之一的人士不得担任董事会秘书：

1山东天鹅棉业机械股份有限公司董事会秘书工作细则

（一）《股票上市规则》第4.3.3条规定的不得担任上市公司董事、高级管理人员的情形；

（二）最近三年受到过中国证监会的行政处罚；

（三）最近三年受到过证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（四）上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第三章董事会秘书的职责

第七条董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息

披露事务管理制度，督促公司和相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制

人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）筹备组织董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及

高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向上海证券交易所报告并披露；

（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促公司等相关主体及时回复上海证券交易所问询；

（六）组织公司董事、高级管理人员就相关法律法规、上海证券交易所相关

规定进行培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；

（七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、上海证券交易所相关规定和

《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向上海证券交易所报告；

（八）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；

（九）法律法规和中国证监会、上海证券交易所要求履行的其他职责。

第八条董事会秘书应当协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：

（一）组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、股东会会议；

（二）建立健全公司内部控制制度；

2山东天鹅棉业机械股份有限公司董事会秘书工作细则

（三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；

（四）积极推动公司建立健全激励约束机制；

（五）积极推动公司承担社会责任。

第九条董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的沟

通、接待和服务工作机制。

第十条董事会秘书负责公司股权管理事务，包括：

（一）保管公司股东持股资料；

（二）办理公司限售股相关事项；

（三）督促公司董事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定；

（四）其他公司股权管理事项。

第十一条董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。

第十二条董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件的培训。

第十三条董事会秘书应提示上市公司董事、高级管理人员履行忠实、勤勉义务。如知悉前述人员违反相关法律、法规、其他规范性文件或《公司章程》，做出或可能做出相关决策时，应当予以警示，并立即向上海证券交易所报告。

第十四条公司董事或其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书。

第十五条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、财务负责

人及其他高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。

第十六条公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及

时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。

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第四章董事会秘书的任免

第十七条董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。董事兼任董事

会秘书的，如果某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。

第十八条公司应当在首次公开发行股票上市后三个月内或者原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

第十九条公司董事会秘书空缺期间，董事会应当及时指定一名董事或高级

管理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由公司董事长代行董事会秘书职责。

董事会秘书空缺期间超过三个月的，公司董事长应当代行董事会秘书职责，并在6个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第二十条公司应当聘任证券事务代表协助董事会秘书履行职责。在董事会

秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

证券事务代表的任职条件参照本细则第五条、第六条的规定。

第二十一条公司聘任董事会秘书和证券事务代表后，应当及时公告并向上

海证券交易所提交下述资料：

（一）董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合本规则规定的任

职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；

（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印件；

（三）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

（四）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交变更后的资料。

第二十二条公司解聘董事会秘书应当有充分理由，不得无故将其解聘。

董事会秘书被解聘或者辞任时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公告。

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董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞任有关的情况，向上海证券交易所提交个人陈述报告。

第二十三条董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当自相关事实发生之

日起一个月内将其解聘：

（一）本细则第六条规定的任何一种情形；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司、投资者造成重大损失；

（四）违反法律法规、上海证券交易所相关规定和《公司章程》等，给公司、投资者造成重大损失。

第二十四条公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事

会秘书承诺在任职期间以及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规行为的信息除外。

董事会秘书离任前，应当接受董事会和审计委员会的离任审查，在审计委员会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及其他待办理事项。

董事会秘书被解聘或者辞职后，在未履行报告和公告义务，或者未完成离任审查、档案移交等手续前，仍应承担董事会秘书的责任。

第二十五条董事会秘书在任职期间应当按要求参加交易所组织的董事会秘书资格培训及后续培训。

第五章董事会秘书的法律责任第二十六条董事会秘书对公司负有诚信和勤勉的义务，应当遵守《公司章程》，切实履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己谋私利。

第二十七条董事会秘书违反法律、法规或公司章程，根据有关法律、法规

或公司章程的规定，追究相应的责任。

第六章附则

第二十八条本细则未尽事宜，按照国家有关法律、法规和《公司章程》执行；本工作细则如与日后颁布的法律、法规或经合法程序修改后的公司章程相抵

5山东天鹅棉业机械股份有限公司董事会秘书工作细则触时，按照有关法律、法规和公司章程的规定执行，并进行修订，报董事会审议通过。

第二十九条本细则经公司董事会审批通过之日起生效。

第三十条本细则的解释权属于公司董事会。

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