三棵树涂料股份有限公司

董事会秘书工作制度

（2024年4月修订）

第一章总则

第一条为了规范三棵树涂料股份有限公司（以下简称“公司”）治理结构，促进公司规范运作，规范董事会秘书的各项工作，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、

《上海证券交易所股票上市规则》《上海证券交易所上市公司自律监管指引第1号——规范运作》等中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”）和上海证券交易所发布的规章、规范性文件及《三棵树涂料股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的有关规定，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条公司董事、监事、总经理、董事会秘书和其他高级管理人员、公司各有关部门及相关人员均应当遵守本制度的规定。

第二章董事会秘书的聘任

第三条公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司的高级管理人员，承担

法律、法规、规章及《公司章程》对公司高级管理人员规定的义务，履行相应的工作职责，并获取相应的报酬。董事会秘书对公司和董事会负责。

第四条董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德。公司董事、副总经理、财务负责人可以兼任董事会秘书。

第五条有下列情形之一的人士，不得担任公司董事会秘书：

(一)《公司法》规定不得担任董事、监事和高级管理人员的情形；

(二)最近三年受到过中国证监会的行政处罚的；

(三)曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书的；

(四)最近三年受到过证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的；

(五)本公司现任监事；

(六)上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第六条董事会秘书由公司董事会聘任或者解聘。董事兼任董事会秘书的，

1/5如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及董事会秘书的人

员不得以双重身份作出。

公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

证券事务代表的任职条件参照本制度第五条执行。

第七条公司董事会正式聘任董事会秘书后、证券事务代表后，应当及时公

告并向上海证券交易所提交下列资料：

(一)董事会推荐书，包括董事会秘书、证券事务代表符合《上海证券交易所股票上市规则》规定的任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；；

(二)董事会秘书、证券事务代表个人简历和学历证明复印件；

(三)董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议；

(四)董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移

动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；

上述通讯方式发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交变更后的资料。

第八条公司解聘董事会秘书应当有充分理由，不得无故将其解聘。

董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公告。

董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向上海证券交易所提交个人陈述报告。

第九条董事会秘书有下列情形之一的，公司董事会应当自相关事实发生之

日起一个月内将其解聘：

（一）出现本制度第五条所列情形之一的；

（二）连续三个月以上不能履行职责的；

（三）在履行职责时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失的；

（四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、《上海证券交易所股票上市规则》和上海证券交易所其他相关规定、《公司章程》或本制度，给投资者造成重大损失的。

第十条公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求其承诺在

2/5任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违

法违规行为的信息除外。

董事会秘书离任前，应当接受公司董事会、监事会的离任审查，在监事会的监督下移交有关档案文件、正在办理的事项以及待办理事项并做好移交档案记录。

董事会秘书被解聘或者辞职后，在未履行报告和公告义务，或者未完成离任审查、档案移交等手续前，仍应承担董事会秘书的责任。

第十一条如董事会秘书离任的，公司董事会应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

第十二条在公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管

理人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

董事会秘书空缺时间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在

6个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第三章董事会秘书的职责和义务

第十三条董事会秘书应当履行下列职责：

（一）负责公司信息对外公布，协调公司信息披露事务，组织制定公司信息

披露事务管理制度，督促公司和相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者、证券服务

机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、董事会会

议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向上海证券交易所报告并披露；

（五）关注媒体报道并主动求证报道的真实性，督促公司董事会及时回复上海证券交易所问询；

（六）组织公司董事、监事和高级管理人员进行相关法律、行政法规、本规

则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责；

（七）知悉公司董事、监事和高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件、本规则、上海证券交易所其他规定和《公司章程》时，或者公

3/5司作出或可能作出违反相关规定的决策时，应当提醒相关人员，并立即向上海证

券交易所报告；

（八）负责公司股权管理事务，保管公司董事、监事、高级管理人员、控股

股东及其董事、监事、高级管理人员持有本公司股份的资料，并负责披露公司董事、监事、高级管理人员持股变动情况；

（九）《公司法》、中国证监会和上海证券交易所要求履行的其他职责。

第十四条董事会秘书应当遵守法律、法规、规章和《公司章程》的规定，对公司负有下列忠实义务和勤勉义务：

(一)不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占公司的财产；

(二)不得挪用公司资金；

(三)不得将公司资产或者资金以其个人名义或者其他个人名义开立账户存储；

(四)不得违反《公司章程》的规定，未经股东大会或董事会同意，将公司资金借贷给他人或者以公司财产为他人提供担保；

(五)不得违反《公司章程》的规定或未经股东大会同意，与本公司订立合同或者进行交易；

(六)未经股东大会同意，不得利用职务便利，为自己或他人谋取本应属于公

司的商业机会，自营或者为他人经营与本公司同类的业务；

(七)不得接受与公司交易的佣金归为己有；

(八)不得擅自披露公司秘密；

(九)不得利用其关联关系损害公司利益；

(十)保证公司所披露的信息真实、准确、完整；

(十一)应当如实向监事会提供有关情况和资料，不得妨碍监事会或者监事行使职权；

(十二)法律、法规、规章和《公司章程》规定的其他忠实和勤勉义务。

董事会秘书违反前款规定所得的收入应当归公司所有。

第十五条公司在履行信息披露义务时，应当指派董事会秘书、证券事务代表或本制度第十二条规定的代行董事会秘书职责的人员以本公司的名义与上海

证券交易所等有关部门、机构联系，办理信息披露与股权管理事务。

第十六条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，在机构设置、工

4/5作人员配备、经费等方面给予必要的保障。

公司董事、监事、总经理及其他高级管理人员、公司各有关部门和相关工作

人员应当支持、配合董事会秘书的工作。对于应披露的重大信息，应当第一时间通知董事会秘书。对于董事会秘书提出的问询，应当及时、如实予以回复，并提供相关资料。

公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加上海证券交易所组织的董事会秘书后续培训。

董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以向公司董事会、监事会报告，也可以直接向上海证券交易所报告。

第四章附则

第十七条有下列情形之一的，公司应当修改本制度：

(一)《公司法》《上海证券交易所股票上市规则》或其他有关法律、法规、规章、规范性文件修改后，本制度规定的事项与修改后的法律、法规、规章、规范性文件的规定相抵触的；

(二)董事会决定修改本制度的。

第十八条本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的有关规定执行。本制度与有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的规定不一致的，以有关法律、法规、规范性文件及《公司章程》的规定为准。

第十九条本制度由公司董事会制定、修订并负责解释

第二十条本制度自公司董事会审议通过之日起生效施行，修改时亦同。