浙江海德曼智能装备股份有限公司董事会秘书工作制度

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董事会秘书工作制度

第一章总则

第一条、为进一步规范公司董事会秘书的工作职责和程序，促使董事会秘书

更好地履行职责，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）等法律、法规、规范性文件及《浙江海德曼智能装备股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）的相关规定，制定本制度。

第二条、公司设董事会秘书一名，负责公司的信息披露事务。董事会秘书为

公司高级管理人员，应当具备相应任职条件和资格，忠实、勤勉履行职责。

第三条、董事会秘书对公司和董事会负责。

第四条、公司董事会在聘任董事会秘书的同时，可以适时聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。

第五条、公司董事会秘书和证券事务代表均应遵守本制度的规定。

第二章董事会秘书的聘任、解聘及任职资格

第六条、董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。如董事会秘书自

行提出辞去董事会秘书职务的，需经董事会批准后生效。

第七条、董事会秘书应当具备履行职责所必须的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，具备履行职责所必须的工作经验，并取得证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。

第八条、有下列情形之一的，不能担任董事会秘书：

（一）无民事行为能力或者限制民事行为能力；

（二）因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾5年，被宣告缓刑的，

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自缓刑考验期满之日起未逾2年；

（三）担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，对该公司、企业

的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾3年；

（四）担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销营业执照、责令关闭之日起未逾3年；

（五）个人因所负数额较大债务到期未清偿被人民法院列为失信被执行人；

（六）被中国证监会采取证券市场禁入措施，期限未满的；

（七）被证券交易所公开认定为不适合担任公司董事、高级管理人员，期限尚未届满的；

（八）法律、行政法规或者部门规章规定的其他情形。

违反本条规定聘任董事会秘书的，该聘任无效。董事会秘书在任职期间出现本条情形的，公司将解除其职务，停止其履职。

第九条、董事会秘书候选人存在下列情形之一的，公司应当披露具体情形、拟聘任该候选人的原因以及是否影响公司规范运作，并提示相关风险：

（一）因涉嫌犯罪被司法机关立案侦查或者涉嫌违法违规被中国证监会立案调查，尚未有明确结论意见；

（二）被中国证监会在证券期货市场违法失信信息公开查询平台公示或者被人民法院纳入失信被执行人名单。

第十条、公司应在原任董事会秘书离职后3个月内聘任董事会秘书。

第十一条、董事会秘书空缺期间，公司应当及时指定一名董事或者高级管理

人员代行董事会秘书职责。空缺超过3个月的，公司法定代表人应当代行董事会秘书职责。

第十二条、董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应

当代为履行其职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露所负有

2浙江海德曼智能装备股份有限公司董事会秘书工作制度的责任。

第十三条、董事会秘书出现以下情形之一的，公司应当在事实发生之日起一

个月内解聘董事会秘书：

（一）出现本制度第八条所规定情形之一；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给公司或者股东造成重大损失；

（四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、证券交易所其他规定

或公司章程，给公司或股东造成重大损失。

第十四条、公司董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由，不得无故将其解聘。解聘董事会秘书或董事会秘书辞职时，公司董事会应当向证券交易所报告，说明原因并公告。

董事会秘书有权就公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个人陈述报告。

第十五条、董事会秘书在离职生效之前，以及离职生效后或者任期结束后的

合理期间或者约定的期限内，对公司和全体股东承担的忠实义务并不当然解除。

公司在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息公开披露为止，同时董事会秘书应当严格履行与公司约定的同业竞争限制等义务。

董事会秘书离任前，应当接受董事会、审计委员会的离任审查，将有关档案文件、正在办理或待办理事项，在公司审计委员会的监督下移交。

董事会秘书离任前未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。

第三章董事会秘书的职责

第十六条、董事会秘书对公司、董事会负责，履行如下职责：

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（一）董事会秘书协助董事会加强公司治理机制建设，包括：

1、组织筹备并列席公司董事会会议及其专门委员会会议（如有）和股东会会议，准备董事会及股东会的会议材料，负责董事会会议记录工作并签字；安排有关会务，主动掌握有关决议的执行情况。对实施中的重要问题，应向董事会报告并提出建议；

2、根据董事会的要求，参加组织董事会决策事项的咨询、分析，提出相应的意见和建议。受委托承办董事会及其有关委员会的日常工作；

3、协助董事、高级管理人员在行使职权时切实履行法律、法规、《公司章程》

及其附件和其他有关规定。在知悉公司或上述人员作出或可能作出违反有关规定的决议时，有义务及时提醒，确保公司及相关人员的经营活动合法合规；

4、协调向公司审计委员会及其他内部审核机构履行监督职能提供必要的信息资料，协助做好对有关公司董事和经理、财务负责人履行诚信责任的调查；

5、协助建立健全公司内部控制制度；

6、协助推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；

7、协助推动公司建立健全激励约束机制；

8、协助推动公司承担社会责任。

（二）董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包括：

1、公司信息对外发布；

2、制定并完善公司信息披露事务管理制度；

3、督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及

有关人员履行信息披露义务；

4、负责公司未公开重大信息的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，

及时向证券交易所报告并公告，妥善处理，并将影响减至最小；

5、公司内幕知情人登记报备工作；

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6、关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证，督促并协助董

事会及时披露或澄清。

（三）董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，包括：

1、协调组织市场推介，完善公司投资者的沟通、接待和服务工作机制，确

保投资人及时得到公司披露的资料；

2、建立公司和股东沟通的有效渠道，包括设置专人和/或专门的机构，负责

与股东进行充分、必要的联系，并及时将股东的意见和建议反馈给公司董事会或管理层；

3、协调公司与证券监督管理机构、保荐机构、律师等证券服务机构和媒体

之间的信息沟通。

（四）董事会秘书负责公司股权管理事务，包括：

1、保证公司的股东名册妥善设立，负责管理和保存公司股东名册资料、董

事名册、大股东的持股数量和董事股份记录资料，以及公司发行在外的债券权益人名单；

2、办理公司限售股相关事项；

3、督促公司董事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定；

4、公司其他股权管理事项。

（五）董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，组织资本

市场运作及公司市值管理，筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。

（六）董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规等规范性文件的培训。

（七）履行《公司法》《证券法》、中国证监会和证券交易所要求履行的其他职责。

第十七条、公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、其他高级

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管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的工作。

董事会秘书有权了解公司的经营和财务情况，参加有关会议，查阅相关文件，要求有关部门和人员提供资料和信息。

公司召开高层管理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，董事会秘书应出席并作会议记录，保存会议资料。

第四章绩效评价

第十八条、董事会秘书应严格履行职责，除接受公司董事会、审计委员会的

指导及绩效考核外，还必须根据证券交易所的规定，接受中国证监会和证券交易所的指导和考核。

第十九条、公司根据董事会秘书工作业绩对其进行绩效评价与考核。

第五章附则

第二十条、本制度所称“以上”均含本数；“超过”均不含本数。

第二十一条、本制度未尽事宜，依照国家有关法律、法规、规范性文件及公司章程办理。

第二十二条、本制度自董事会审议通过之日起生效。

第二十三条、本制度由公司董事会解释。

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2025年8月

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