北部湾港股份有限公司企业标准

Q/BGGF ZQ 08-2026

代替 Q/BGGF ZQ 08-2025

董事会秘书工作细则

2026-8-17发布2026-8-17实施

北部湾港股份有限公司 发 布Q/BGGF ZQ 08-2026

前??言

编制本文件的目的是为了规范北部湾港股份有限公司（以下简称公司）董事会秘书行为，促进和保障董事会秘书积极履行职责，推动提高公司质量，根据国家有关法律法规、规范和标准制定。

本文件按照GB/T1.1-2020的编写规则编写。

本文件由董事会办公室/证券部提出及归口管理，由董事会负责解释、修订和监督执行。

本文件起草部门：董事会办公室/证券部。

本文件审核部门：法律合规部。

本文件及其替代文件的发布情况为：

——2015年3月11日首次发布（经第七届董事会第七次会议审议通过）；

——2025年9月8日第一次修订（经第十届董事会第十八次会议审议通过），由《董事会秘书工作制度》修订为《董事会秘书工作细则》；

——本次为第二次修订。

2Q/BGGF ZQ 08-2026

董事会秘书工作细则

1范围

本细则适用于公司董事会秘书工作的管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本细则的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本细则。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本细则。

《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）

《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）

《上市公司董事会秘书监管规则》

《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称《股票上市规则》）

《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》

《北部湾港股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）

3董事会秘书的任职资格、聘任、解聘

3.1董事会秘书定位

公司设董事会秘书一名，是公司的高级管理人员，协助董事会履行职责，向董事会报告工作。

3.2董事会秘书的任职资格

3.2.1董事会秘书应当具有良好的职业道德和个人品德，熟悉证券法律法规和证券交易所业务规则。

公司聘任董事会秘书，应当就候选人符合下列情形作出说明，并予以披露：

a) 具备财务、会计、审计、法律合规、金融从业或其他与履行董事会秘书职责相关的五年以上工作经验，或者取得法律职业资格证书并且具有五年以上工作经验，或者取得注册会计师证书并且具有五年以上工作经验；

b) 不存在《公司法》第一百七十八条规定的情形；

c) 最近三十六个月未被中国证券监督管理委员会（以下简称中国证监会）行政处罚或者采取三次以上行政监督管理措施；

d) 最近三十六个月未被证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

e) 未被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市场禁入措施或者期限已届满，未被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员等或者期限已届满；

f) 法律法规、证券交易所业务规则规定的其他情形。

3.2.2董事会秘书不得兼任公司总经理、分管经营业务的副总经理、财务负责人。董事会秘书兼任公

司其他职务的，应当明确区分董事会秘书和其他职务的职责，确保有足够的时间和精力独立履行董事会秘书职责。

3Q/BGGF ZQ 08-2026

董事会秘书应当持续加强证券法律法规及证券交易所业务规则的学习，不断提高履职能力。

3.3董事会秘书的聘任

3.3.1董事会秘书由董事会聘任。董事会提名委员会对董事会秘书人选及其任职资格进行遴选、审核，

并向董事会提出建议。

3.3.2公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告，并向深圳证券交易所（以下简称深交所）

提交下列资料：

a) 董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文件，包括符合本细则任职条件、职务、工作表现及个人品德等；

b) 董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；

c) 董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深交所提交变更后的资料。

3.4董事会秘书的解聘

3.4.1董事会秘书具有下列情形之一的，董事会知悉或者应当知悉该事实发生后应当立即召开会议决

定是否将其解聘：

a) 不符合本细则第3.2.1条所列的情形；

b) 连续不能履行职责达到三个月以上；

c) 履行职责存在重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的；

d) 其他违反法律法规、证券交易所业务规则和《公司章程》、内部管理制度等，给公司、投资者造成重大损失或者对公司产生重大影响的。

董事会秘书被解聘或辞职的，公司应当及时向深交所报告，说明原因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深交所提交个人陈述报告。

3.4.2董事会秘书被解聘或者辞职的，公司应当在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。在董事会秘

书空缺期间，应当由董事长代行董事会秘书职责。

4董事会秘书职责

董事会秘书应当按照法律、行政法规、中国证监会规定，以及证券交易所业务规则、《公司章程》的规定忠实、勤勉地履行职责。董事会秘书应当保守公司秘密，不得泄露内幕信息，不得从事内幕交易、操纵证券市场等行为。具体履行以下职责：

4.1沟通联络

董事会秘书负责公司与股东、实际控制人、投资者、董事、中国证监会、深交所等之间的沟通联络，维持联络渠道的畅通。

4.2信息披露管理

4.2.1董事会秘书负责组织制订公司信息披露事务管理制度并维护制度的有效执行，办理公司信息披露事务。董事会秘书发现公司信息披露事务管理制度运行存在缺陷或者问题的，应当及时向董事会报告，提出整改建议。

4Q/BGGF ZQ 08-2026

4.2.2总经理、财务负责人、董事会秘书等高级管理人员应当及时编制定期报告草案。董事会秘书负

责组织和协调定期报告草案编制工作，督促总经理、财务负责人等高级管理人员及公司相关部门按时提供定期报告有关内容，按照规定的内容和格式汇总形成定期报告草案。

定期报告草案编制完成后，董事会秘书应当建议董事会审计委员会召开会议对定期报告中的财务信息进行审核。审计委员会审议通过后，董事会秘书应当建议董事长召集董事会会议审议定期报告并披露。

董事会秘书应当在职责范围内，关注定期报告出现的财务数据异常、经营与业务事项异常、编制与发布程序异常等重大异常情形，并及时开展核实；发现问题的，向董事会报告，提出整改建议。

4.2.3董事会秘书应当及时汇集公司应予披露的重大事件信息，并报告董事会，按照规定的内容和格

式编制临时报告，组织临时报告的披露工作。

董事长、总经理、董事会秘书应当对临时报告信息披露的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性承担主要责任。

4.2.4董事会秘书应当保证公司信息披露文件在深交所的网站和符合中国证监会规定条件的媒体发布，不得以新闻发布或者答记者问等任何形式代替公司应当履行的报告、公告义务。

4.2.5董事会秘书应当按照规定办理公司信息披露暂缓、豁免事宜，负责暂缓、豁免披露信息的登记、保管和报送工作。

4.2.6董事会秘书负责公司信息披露的保密工作，组织制订内幕信息管理制度并维护制度的有效执行，

按照规定登记、保管和报送内幕信息知情人档案。

4.2.7董事会秘书应当关注与公司相关的媒体报道、市场传闻，及时核实相关情况，并向董事会报告，

提出澄清等符合规定的处理建议。

4.3投资者关系管理

董事会秘书负责组织和协调公司投资者关系管理工作，增进投资者对公司的了解和认同。

4.4董事会会议管理

4.4.1董事会秘书应当及时汇集属于董事会职权范围内的事项。出现需要召开董事会会议情形的，董

事会秘书应当建议董事长召集董事会会议。董事长不能履行或者不履行召集职责的，应当建议副董事长召集；副董事长不能履行或者不履行召集职责的，应当建议其他董事按规定推举一名董事召集。

4.4.2董事会召开会议的，董事会秘书应当按照《公司章程》规定的时限提前通知全体董事，并将会

议资料送达全体董事。

董事会秘书应当确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、深交所业务规则和《公司章程》的规定。董事会秘书发现程序瑕疵等影响董事会决议效力情形的，应当向董事会报告。

4.4.3董事会秘书负责董事会会议的记录，确保会议记录如实反映会议情况，提醒出席会议的董事在

会议记录上签名。会议记录应当记载以下内容：

a) 会议召开的日期、地点、议程和召集人姓名；

b) 会议主持人及出席、列席会议的人员姓名；

c) 每位董事的发言情况；

d) 每一决议事项的表决方式和结果；

5Q/BGGF ZQ 08-2026

e) 《公司章程》规定其他应当记载的事项。

4.4.4董事会秘书应当协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人员及其他相关

人员之间的信息畅通，确保独立董事能够获得足够的资源和必要的专业意见。

4.5股东会会议管理

4.5.1董事会秘书应当及时汇集属于股东会职权范围内的事项。出现下列情形之一的，董事会秘书应

当及时建议董事长召集董事会会议并作出是否召开股东会会议的决议：

a) 公司需要召开年度股东会会议的；

b) 单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会会议的；

c) 审计委员会提议召开临时股东会会议的；

d) 过半数独立董事提议召开临时股东会会议的；

e) 其他需要召开临时股东会会议的情形。

董事会决议召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定发出会议通知，会议通知应当包括时间、地点、议题等内容。董事会决议不召开股东会会议的，董事会秘书应当按照规定及时组织披露。

董事会决议不召开临时股东会会议，但审计委员会决议召集或者股东自行召集临时股东会会议的，董事会秘书应当配合。

4.5.2董事会秘书负责筹备股东会会议，确保会议召集、召开和表决程序符合法律法规、深交所业务

规则和《公司章程》的规定。

4.5.3董事会秘书负责股东会的会议记录，确保会议记录如实反映会议情况。会议记录应当记载以下

内容：

a) 会议时间、地点、议程和召集人姓名或者名称；

b) 会议主持人以及出席、列席会议的人员姓名；

c) 出席会议的股东和代理人人数，股东所持表决权的股份总数及占公司股份总数的比例；

d) 每一提案的审议经过、发言要点、表决结果；

e) 股东的质询意见或建议及相应的答复或说明；

f) 律师及计票人、监票人姓名；

g) 《公司章程》规定应当记载的其他内容。

4.6股东名册与公司治理管理

4.6.1董事会秘书负责管理公司股东名册，按照相关规定定期核实持有百分之五以上股份的股东、实

际控制人、董事、高级管理人员等持有本公司股份情况。

4.6.2董事会秘书发现公司的《公司章程》、组织机构设置和职权分配等不符合法律法规和深交所业

务规则的，应当向董事会报告，提出整改的建议。

董事会秘书应当督促董事、高级管理人员遵守法律法规和深交所业务规则，定期组织董事、高级管理人员进行培训。

5董事会秘书履职保障

6Q/BGGF ZQ 08-2026

5.1公司应当聘请证券事务代表、设立由董事会秘书分管的工作部门，为董事会秘书依法履职提供必要保障。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。证券事务代表的任职条件参照本细则第3.2.1条执行。

5.2董事会秘书应当列席股东会、董事会会议。为履行职责，董事会秘书有权参加高级管理人员相关会议，查阅有关文件、资料，了解公司的财务和经营等情况，或者要求公司有关部门、人员对相关事项作出说明。

董事及其他高级管理人员、公司有关部门应当支持、配合董事会秘书的工作，根据董事会秘书要求及时提供相关资料，不得拒绝、阻碍或者干预董事会秘书的正常履职行为。

5.3公司应当制定重大事件报告、传递、审核、披露程序，将董事会秘书履行职责嵌入公司日常经营

管理流程，确保董事会秘书及时、准确、全面地获取信息。

董事、其他高级管理人员及公司其他人员知悉公司经营、财务等方面出现的重大事件、已披露事项

进展情况等，应当按照公司规定及时履行报告义务，并通知董事会秘书，董事会秘书应当建议董事会及时披露。

5.4公司内部审计机构发现重大问题或线索的，应当及时向审计委员会报告，并通报董事会秘书。

董事会秘书在履行职责过程中发现财务信息、内部控制问题或者线索的，应当及时向审计委员会报告。

5.5董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍或者阻挠的，应当及时向董事长报告，董事长应当协

调相关方配合董事会秘书履行职责。董事会秘书仍然受到不当妨碍或者阻挠的，应当向中国证监会、深交所报告，并提供受到不当妨碍或者阻挠的证据。

5.6董事会秘书在履行职责过程中发现公司存在无法按时披露信息，信息披露文件存在虚假记载、误

导性陈述、重大遗漏，或者未按规定履行重大事项审议程序等行为的，应当及时向中国证监会、深交所报告。

董事会秘书按照本细则规定向董事会及其专门委员会提出建议但未被采纳的，应当及时向中国证监会、深交所报告。

6董事会秘书履职评价与法律责任

6.1公司应当建立董事会秘书履职定期评价及责任追究机制，设定与其职责相匹配的考核评价标准，

发现董事会秘书未勤勉尽责的，对其进行责任追究；情节严重的，及时更换董事会秘书。

6.2中国证监会依法对公司董事会秘书及相关主体在证券市场的活动进行监督管理。

6.3公司、董事会秘书及相关主体违反本细则有关规定，中国证监会可以依照《上市公司信息披露管理办法》等采取责令改正、监管谈话、出具警示函、责令公开说明、责令定期报告等监管措施；依法应

当给予行政处罚的，依照有关规定进行处罚。

6.4公司发生下列情形之一，董事会秘书未勤勉尽责的，中国证监会依据《证券法》第一百八十一条、

第一百九十七条等规定对董事会秘书予以处理：

7Q/BGGF ZQ 08-2026

a) 在公告的证券发行文件中隐瞒重要事实或者编造重大虚假内容；

b) 未按时披露定期报告或者临时报告；

c) 未在证券交易所的网站和符合中国证监会规定条件的媒体披露应当披露的信息；

d) 公司披露的信息存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏；

e) 其他违反信息披露义务的情形。

6.5董事会秘书泄露内幕信息、从事内幕交易或操纵证券市场等违法行为的，中国证监会依据《证券

法》第一百九十一条、第一百九十二条等规定予以处理。

7附则

7.1本细则未尽事宜，依照国家有关法律法规、规范性文件以及《公司章程》的有关规定执行。本细

则与有关法律法规、规范性文件以及《公司章程》的有关规定相抵触的，以有关法律法规、规范性文件以及《公司章程》的规定为准。

7.2本细则自董事会审议通过之日起生效。

8