深圳市亿道信息股份有限公司

董事会秘书工作制度

二〇二五年十一月

1深圳市亿道信息股份有限公司

董事会秘书工作制度

第一章总则

第一条为了促进深圳市亿道信息股份有限公司（以下简称“公司”）的规范运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督，依据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）等相关法律、法规、规范性文件和《深圳市亿道信息股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）的规定，制定本制度。

第二章董事会秘书的地位、主要职责及任职资格

第二条董事会秘书是公司的高级管理人员，对董事会负责，承担法律、法

规及《公司章程》对公司高级管理人员所要求的义务，享有相应的工作职权，并获取相应报酬。

第三条董事会秘书的主要职责：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息

披露事务管理制度，督促上市公司及相关信息披露义务人遵守信息披露有关规定。

（二）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通。

（三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董事会及高级管理

人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字。

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向深

圳证券交易所（以下简称“深交所”）报告并公告。

（五）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事会等有关主体及时回复深交所问询。

2（六）组织董事、高级管理人员进行相关法律法规、《深圳证券交易所股票上市规则》及深交所其他规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责。

（七）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、《深圳证券交易所股票上市规则》、深交所其他规定和公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向深交所报告。

（八）协助公司董事会加强公司治理机制建设，建立健全内部控制制度。

（九）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。

（十）法律法规、深交所要求履行的其他职责。

第四条董事会秘书的任职资格：董事会秘书应当具备履行职责所必需的财

务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并取得证券交易所颁发的董事会秘书资格证书。

有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

（一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定不得担任董事、高级管理人员的情形；

（二）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市场

禁入措施，期限尚未届满；

（三）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员等，期限尚未届满；

（四）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；

（五）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（六）深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第五条公司董事会聘任董事会秘书之前应当向深圳证券交易所报送以下文

件：

3（一）董事会聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文件，包括被推荐人符

合任职资格的说明、职务、工作表现及个人品德等内容；

（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；

（三）被推荐人取得的董事会秘书资格证书；

（四）被推荐人的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。

第六条董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担高级管理人员的有关法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

第三章董事会秘书的职权范围

第七条负责组织筹备董事会会议和股东会，准备会议文件，安排有关会务，负责会议记录，保障记录的准确性，保管会议文件和记录，主动掌握有关会议的执行情况。对实施中的重要问题，应向董事会报告并提出建议。

第八条为强化公司董事会的战略决策和导向功能，董事会秘书应确保公司

董事会决策的重大事项严格按规定的程序进行。根据董事会要求，参加组织董事会决策事项的咨询、分析，提出相应的意见和建议。受委托承办董事会及其有关委员会的日常工作。

第九条董事会秘书作为公司和证券监管部门的联络人，负责组织准备和及时递交监管部门所要求的文件。

第十条负责协调和组织公司信息披露事宜，建立健全有关信息披露的制度，参加公司涉及信息披露的有关会议，及时知晓公司重大经营决策及有关信息资料。

第十一条负责公司股价敏感资料的保密工作，并制定行之有效的保密制度和措施。对于各种原因引致公司股价敏感资料外泄时，要采取必要的补救措施，及时加以解释和澄清。

第十二条负责协调组织市场推介，协调来访接待，处理投资者关系，保持

与投资者、中介机构及新闻媒体的联系，负责协调解答社会公众的提问，确保投

4资者及时得到公司披露的资料。组织筹备公司推介宣传活动，对市场推介和重要

来访等活动形成总结报告。

第十三条负责管理和保存公司股东名册资料、董事名册、大股东的持股数

量和董事股份记录资料，以及公司发行在外的债券权益人名单。

第十四条协助董事及经理在行使职权时切实履行法律、法规、规范性文件、《公司章程》等的有关规定。在知悉公司作出或可能作出违反有关规定的决议时，有义务及时提醒。

第十五条协调向公司董事会审计委员会及其他审核机构履行监督职能提供

必需的信息资料，协助做好对有关公司财务主管、公司董事和经理履行诚信责任的调查。

第十六条履行董事会授予的其他职权。

第四章董事会秘书的工作程序

第十七条会议筹备、组织：

（一）关于会议的召开时间、地点，董事会秘书在请示董事长后，应尽快按

照《公司章程》及其他有关规则规定的时限、方式和内容发出通知；

（二）关于董事会授权决定是否提交会议讨论的提案，董事会秘书应按照关联性和程序性原则来决定；

（三）需提交的提案、资料，董事会秘书应在会议召开前，送达各与会者手中；

（四）董事会秘书应作会议记录并至少保存十年。

第十八条信息及重大事项的发布：

（一）根据有关法律、法规，决定是否需发布信息及重大事项；

（二）对外公告的信息及重大事项，董事会秘书应事前请示董事长；

（三）对于信息披露有关公告的发布，董事会秘书应审核确认后发布。

5第十九条收到中国证监会和深圳证券交易所对公司的问询函等文件，董事

会秘书应组织协调相关部门准备资料回答问题，完成后进行审核。

第五章董事会秘书的聘任

第二十条公司董事、经理及公司内部有关部门要支持董事会秘书依法履行职责，在机构设置、工作人员配备以及经费等方面予以必要的保证。公司各有关部门要积极配合董事会秘书的工作。

第二十一条公司不得无故解聘董事会秘书，解聘董事会秘书或董事会秘书辞职时，公司董事会应当说明原因。董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易所提交个人陈述报告。

第二十二条公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管

理人员代行董事会秘书的职责并报深圳证券交易所，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

董事会秘书空缺期间超过三个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，并在六个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第二十三条公司董事会在聘任董事会秘书的同时，应另外聘任一名证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行其职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。证券事务代表应当具备董事会秘书的任职资格，参加过中国证监会及其他机构组织的董事会秘书任职资格培训并考核合格。

第六章董事会秘书的法律责任第二十四条董事会秘书对公司负有忠实和勤勉的义务，应当遵守《公司章程》，切实履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己谋私利。董事会秘书在需要把部分职责交与他人行使时，必须经董事会同意，并确保所委托的职责得到依法履行，一旦发生违法行为，董事会秘书应承担相应的责任。

6第二十五条董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事实发生之日起在

一个月内解聘董事会秘书：

（一）出现本制度第四条所规定的情形之一；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给投资者造成重大损失；

（四）违反国家法律、行政法规、部门规章、股票上市规则、证券交易所其

他规定和《公司章程》，给公司或股东造成重大损失。

第二十六条被解聘的董事会秘书离任前应接受董事会审计委员会的离任审查，并在董事会审计委员会的监督下，将有关档案材料、尚未了结的事务、遗留问题，完整移交给继任的董事会秘书。董事会秘书在离任时应签订必要的保密协议，履行持续保密义务。

第七章附则

第二十七条本工作制度未尽事宜，按照国家的有关法律、法规、规范性文

件和《公司章程》执行。

第二十八条本工作制度经公司董事会审议通过后生效，修改时亦同。

第二十九条本制度解释权属于公司董事会。

7