中建西部建设股份有限公司董事会秘书工作管理规定

1总则

1.1目的及依据

为深入贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想，保证中建西部建设股份有限公司（以下简称“公司”）的规范运

作和保障公司董事会秘书依法行使职权，保护投资者合法权益，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》《深圳证券交易所股票上市规则》和《中建西部建设股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）及其他有关法律、行政法规和规范性文件，制定本规定。

1.2主要应对的风险及合规管理要求

防范公司董事会秘书选任和履职风险，规范公司董事会秘书依法行使职权的体系，确保程序合法合规、规范合理。

1.3董事会秘书是公司高级管理人员，是公司与深圳证券交易所

之间的指定联络人。董事会秘书由董事长提名，董事会决定聘任或者解聘，对公司和董事会负责。

2选任

2.1公司设董事会秘书1名。公司在首次公开发行股票上市后3个月内，或者原任董事会秘书离职后3个月内，按规定的程序和手续聘任董事会秘书。

2.2董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德。

2.3具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

（1）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定不得担任董事会秘书的情形；

（2）被中国证监会采取不得担任上市公司董事会秘书的证

券市场禁入措施，期限尚未届满；

1（3）被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书，期限尚未届满；

（4）最近36个月受到中国证监会行政处罚；

（5）最近36个月受到证券交易所公开谴责或者3次以上通报批评；

（6）法律法规、深圳证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

2.4公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，

协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

2.5公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告，并向

证券交易所提交下列资料：

（1）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文件，包括符合《深圳证券交易所股票上市规则》任职条件、职务、工作表现及个人品德等；

（2）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；

（3）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电

话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等；

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向证券交易所提交变更后的资料。

2.6董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或者高级管

理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

公司董事会秘书空缺期间超过3个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后的6个月内完成董事会秘书的聘任工作。

2.7公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故解聘。董

2事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个人陈述报告。

2.8董事会秘书有下列情形之一的，公司应当自事实发生之日起

1个月内将其解聘：

（1）出现本规定2.3条所规定情形之一的；

（2）连续3个月以上不能履行职责的；

（3）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给投资者造成重大损失的；

（4）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、深圳

证券交易所其他相关规定和《公司章程》及本规定，给投资者造成重大损失的。

2.9公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董

事会秘书承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密义务

直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。

3履职

3.1董事会秘书应当履行如下职责：

3.1.1负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定

公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露有关规定。

3.1.2负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司与证券

监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通。

3.1.3组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董事会及

高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字。

3.1.4负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，

及时向深圳证券交易所报告并公告。

3.1.5关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事会等有

关主体及时回复深圳证券交易所问询。

3.1.6组织董事、高级管理人员进行相关法律法规及深圳证券交易

3所其他规定要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责。

3.1.7督促董事、高级管理人员遵守法律法规、深圳证券交易所其

他规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定

的决议时，应当予以提醒并立即如实向深圳证券交易所报告。

3.1.8负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。

3.1.9法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。

3.2公司应当为董事会秘书提供充分、必要、全面的履职保障。

3.2.1公司设董事会办公室作为董事会常设工作机构，由董事会秘书分管。

3.2.2董事会办公室应配备协助董事会秘书工作的专职人员，包

括但不限于证券事务代表等，以保证董事会秘书履职。

3.2.3公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、其他

高级管理人员和相关工作人员应当支持、配合董事会秘书的工作。

3.2.4董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，

参加涉及信息披露的有关会议，并查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

3.2.5公司召开涉及公司重大事项的办公和决策会议时，应及时告

知董事会秘书列席，并提供会议资料。

3.2.6董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向深圳证券交易所报告。

3.3公司董事会秘书及证券事务代表应当按照深圳证券交易所

的相关要求，进行董事会秘书后续培训。

4附则

4.1本规定未尽事宜，按国家有关法律法规和《公司章程》的规

定执行；本规定如与国家有关法律法规或《公司章程》相抵触时，按国家有关法律法规和《公司章程》的规定执行，并及时修订，报公司董事会审议通过。

44.2本规定由董事会制定及修改，自公司董事会审议通过之日起生效，原《董事会秘书工作管理规定（2020年版）》同时废止。本规定由公司董事会负责解释。

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