广州海格通信集团股份有限公司

董事会秘书工作制度

（2025年10月修订）董事会秘书工作制度

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董事会秘书工作制度

第一章总则

第一条为促进广州海格通信集团股份有限公司（以下简称“公司”）的规范运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《中华人民共和国证券法》、《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称《股票上市规则》）等有关法律、行政法规、规范性文件及《广州海格通信集团股份有限公司公司章程》（以下简称《公司章程》）的规定，特制定本工作制度。

第二章机构设置及任职资格

第二条公司设董事会秘书一名，董事会秘书是公司的高级管理人员。董事会秘

书对公司和董事会负责。法律、法规及公司章程对公司高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。

董事会秘书应当遵守公司章程，承担高级管理人员的有关法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

第三条公司董事会秘书的任职资格

（一）董事会秘书应当是具有从事秘书、管理、股权事务等工作经验的自然人，具有大专以上学历和三年以上相关工作经验。

（二）董事会秘书应当掌握财务、税收、法律、金融、企业管理等方面的知识，具有良好的个人品质和职业道德，严格遵守法律、法规、规章，能够忠诚地履行职责，并具有良好的处理公共事务的能力。

（三）董事会秘书应经过相关监管机构组织的专业培训和资格考核，取得证券

交易所颁发的董事会秘书资格证书，由董事会聘任。董事会秘书在任职期间应按要求参加证券交易所组织的董事会秘书后续培训。

第四条有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

（一）根据《公司法》等法律法规及其他有关规定不得担任董事、高级管理人员的情形；

1董事会秘书工作制度

（二）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的证券市场禁入措施，期限尚未届满；

（三）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员等，期限尚未届满；

（四）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；

（五）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

（六）法律、行政法规、证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

上述期限计算至公司董事会审议董事会秘书候选人聘任议案的日期。

第三章董事会秘书的职责和权利

第五条董事会秘书对公司和董事会负责，履行以下职责：

（一）负责公司及相关信息披露义务人与证券监管部门和证券交易所之间的沟

通和联络，履行法定报告义务，配合证券监管部门对公司的检查和调查，协调落实各项监管要求。

（二）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披

露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露有关规定。

（三）负责组织和协调公司投资者关系管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通。

（四）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董事会及高级管理人

员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字。

（五）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告。

（六）关注有关公司的传闻并主动求证真实情况，督促董事会等有关主体及时回复深圳证券交易所问询。

（七）组织董事、高级管理人员进行相关法律法规及深圳证券交易所相关规定

要求的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的职责。

（八）督促董事、高级管理人员遵守法律法规、深圳证券交易所相关规定和《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司、董事、高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向深圳证券交易所报告。

（九）负责公司股票及其衍生品种变动的管理事务等。

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（十）法律法规、深圳证券交易所要求履行的其他职责。

第六条公司应依法保障董事会秘书作为公司高级管理人员的地位及职权：

（一）公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、财务负责人及

其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书工作。

（二）董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及

信息披露的有关会议，查阅相关文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。

（三）董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向深圳证券交易所报告。

第七条公司应确保董事会秘书有足够的时间和精力履行职责，应尽可能专职。

第八条公司应设立由董事会秘书领导的证券事务管理部门，配备与公司业务规

模相适应、具备法律、财务等专业知识的专职助理人员，协助董事会秘书办理信息披露、规范运作、投资者关系管理、股权管理等事务。

第九条公司应制定相应的制度，明确各部门、分支机构和子公司的重大信息报

告义务、报告程序和相应责任，公司财务、投资、审计等相关内部机构、分公司、子公司以及对公司有重大影响的参股公司均应指定专门人员配合董事会秘书做好

信息披露和规范运作方面的工作，保证董事会秘书能够及时、畅通地获取相关信息。

第十条公司应统一对外信息发布渠道，明确公司及董事、高级管理人员未经董

事会秘书审查认可，不得通过接受媒体、机构访谈以及在股东会、公司网站等公共场合发表可能对公司股票交易价格产生重大影响的未披露信息。

第十一条董事会秘书是公司信息披露的直接责任人和公司规范运作的重要责任人。董事会秘书因工作失职、渎职导致公司信息披露、治理运作等方面出现重大差错或者违法违规，或其本人的行为违反有关法律法规的，应承担相应的责任。

第十二条董事会秘书应当遵守《公司章程》，承担公司高级管理人员的有关

法律责任，对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他人谋取利益。

第四章任免程序

第十三条董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。董事会秘书任期三年，可以连聘连任。

第十四条公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董

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事会秘书履行职责。在董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

证券事务代表任职条件参照本制度的第四条执行，并应当经过证券交易所的董事会秘书资格培训并取得董事会秘书资格证书。

第十五条公司聘任董事会秘书、证券事务代表后应当及时公告，并向深圳证

券交易所提交下列资料：

（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事会决议、聘任说明文件，包括符合《股票上市规则》任职条件、职务、工作表现及个人品德等；

（二）董事会秘书、证券事务代表个人简历、学历证明（复印件）；

（三）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办公电话、移动电话、传

真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。

上述有关通讯方式的资料发生变更时，公司应当及时向深圳证券交易所提交变更后的资料。

第十六条公司应当在聘任董事会秘书时与其签订聘任合同，约定董事会秘书

的职责、权利、待遇、义务、责任、任期等事项。

第十七条公司解聘董事会秘书应当具有充分理由，不得无故解聘。

董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及时向深圳证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深圳证券交易所提交个人陈述报告。

第十八条董事会秘书出现以下情形之一的，公司应当自事实发生之日起一

个月内解聘董事会秘书：

（一）违反本制度第四条规定情形之一；

（二）连续三个月以上不能履行职责；

（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给公司或投资者造成重大损失；

（四）违反法律、法规、规范性文件及公司章程等有关规定，给公司、投资者造成重大损失。

第十九条公司原则上应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

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第二十条公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或者高级管

理人员代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

第二十一条公司董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会

秘书职责，并在代行后的六个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第五章附则

第二十二条本制度所称“以上”、“内”都含本数，“超过”不含本数。

第二十三条本制度未尽事宜，或与《公司法》《证券法》等法律、行政法规

及《公司章程》相悖时，应按以上法律、行政法规或者相关规定执行。

第二十四条本制度的解释权属于董事会。

第二十五条本制度自公司董事会决议通过之日起施行。

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