荣盛石化股份有限公司董事会办公室档案管理制度

荣盛石化股份有限公司董事会办公室档案管理制度

2025年10月荣盛石化股份有限公司董事会办公室档案管理制度

荣盛石化股份有限公司董事会办公室档案管理制度

第一章总则第一条为了切实做好荣盛石化股份有限公司董事会办公室（“荣盛石化股份有限公司”以下简称“公司”，董事会办公室以下简称“本部门”）档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法实施条例》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合公司实际情况，特制定本部门档案管理制度。

第二章立卷与归档

第二条立卷归档范围

（一）三会资料，包括但不限于公司章程、股东名册、股东会相关资料、董事会相关资料等。

（二）融资资料，包括首次公开发行文件资料、再融资文件资料，再融资资料按照

再融资的方式归档，主要包括但不限于非公开发行股票、公司债等。

（三）关联方资料，包括但不限于公司与关联方之间发生的关联交易等文件资料。

（四）投资者关系管理资料，包括但不限于公司通过接听投资者热线、接待调研、网络互动平台回复等方式方法维护股东、债权人和潜在投资者之间的关系形成的文件资料。

（五）专项资料，包括但不限于监管机构、会计师事务所、律师事务所、信用评估

机构、券商、银行、保险、基金、媒体等往来文件资料。

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（六）其他资料，其他对公司各项活动具有查考价值的文件材料。

第三条立卷归档要求

（一）文件必须完整、准确、系统、真实，签署齐全。

（二）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由档案管理人员负责组卷、编目。

文件归档中应遵循文件材料形成规律和特点，保持文件间的相互联系，确定类别、保管期限、排列、编号、固定位置等。

第四条归档流程管理

（一）接收或形成的文件材料，应按规定及时整理，科学分类，及时入库上架，存

放在指定位置；同时对纸质文件扫描形成电子文件，存入指定位置，原则上做到纸质文件和电子文件一并存储。

（二）应当制定本部门档案入库、出库登记表，用于档案文件的存取记录，档案资

料每半年盘点一次，对存在遗漏、缺失、毁损的文件资料，报主管领导妥善解决。

第三章档案保管与移交

第五条档案保管一般规定

（一）原则上应该指定专人负责档案的日常维护。

（二）纸质文件存储过程中需要防潮、防尘并定期检查，配备相应数量的档案装具。

（三）电子文件是指在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输

和存储的文字、图标、音像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件的管理，参考国家档案局电子归档相关文件执行。

（四）本部门对重要的纸质文件进行扫描备份，纸质文件和电子文件一并存储。

（五）档案管理人员离职之前应该将手中的档案资料全部移交完毕，方可离职。

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第六条档案保管期限

（一）档案保管期限定为永久和定期两种，定期分为30年、10年，在保证最低保

管期限要求的情况下，公司可自主设置保管期限的年限。

（二）本部门应依据国家及专业相关规定，结合本部门工作特征，编制本部门各类

文件材料的档案保管期限表，并结合公司实际情况及时进行修订和完善。

第四章档案借阅

第七条借阅要求

（一）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散，未经许可不得转借、复印和携带档案外出。

（二）凡借阅的档案一律不得私自复印，对于外借的文件资料需要签署“档案外借保密承诺书”，以避免经办人员有意或无意泄露文件内容，造成公司利益受损。

第八条借阅流程

档案管理人员应当了解单位或者个人借阅档案的目的和用途，评估借阅风险，报请主管领导审批后，详细登记借阅单位或者个人信息，方可借阅。

第九条外借档案追踪管理

（一）档案管理人员需追踪外借档案；尤其是对借阅超期的文件，档案管理人员需

要与借阅人取得联系，询问档案超期未归的原因并评估风险，及时向主管领导报告。

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第五章档案的鉴定和销毁

第十条档案鉴定

（一）依据《中华人民共和国保守国家秘密法》档案按密级分：绝密档案、机密档

案、秘密档案、一般（无密级）档案四个等级。

（二）结合公司实际情况本部门做出以下分类：绝密档案涉及最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害，保管期限为永久；机密档案和秘密档案涉及一般的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受损害，保管期限为30年；一般档案（无密级）不涉及公司秘密，保管期限为10年。

第十一条档案销毁

对于已到存储年限的档案，应该报主管领导审批，由一人执行销毁程序，另一人负责全流程监销。在销毁之前需要遵循“保存从宽，销毁从严”的原则再次确认资料的重要性程度，避免误销。

第六章附则

第十二条本制度解释权归属公司董事会，自董事会决议通过之日起生效并执行。

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2025年10月

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