四川国光农化股份有限公司采购管理制度

四川国光农化股份有限公司

采购管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范四川国光农化股份有限公司（以下简称“公司”）及下属单位的采购业务管理，防范采购风险，保证采购物资质量，降低采购成本，提升运营效率，确保采购活动公正、公平、公开，依据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》、《企业内部控制应用指引第11号——工程项目》

及上市公司治理相关要求，结合公司实际情况，制定本制度。

（说明：本制度所称“物资”为广义概念，涵盖有形物资、无形资产、服务及工程施工等所有采购标的物。）

第二条适用范围本制度适用于公司本部、全资子（孙）公司、控股子（孙）公司（以下统称“各单位”）的所有采购与付款业务。

第三条制度体系

本制度是公司采购管理的总纲。公司在此基础上，针对关键控制环节，另行制定了以下专项管理细则，作为本制度的分项制度，共同构成完整的采购内控体系：

1.《供应商管理细则》；

2.《采购业务执行与付款管理细则》；

3.《业务外包管理细则》；

4.《采购方式选择与招标管理细则》。

上述分项细则与本制度具有同等效力。

第四条核心原则

采购业务管理遵循以下原则：

1.集中归口、分级授权原则：采购职能原则上由采购部归口管理，根据金额、性质及风险等级，授予不同层级审批权限。

2.权责对等、有效制衡原则：建立申请、审批、执行、验收、付款、监督等岗四川国光农化股份有限公司采购管理制度

位的职责分离与相互制约机制。

3.公开公正、阳光透明原则：除涉密或特殊情形外，采购方式、供应商选择、评标过程、采购结果应公开透明。

4.成本效益、质量优先原则：在保证质量和服务的前提下，追求综合成本最优，

实现企业价值最大化。

第二章组织机构与职责分工

第五条采购部

采购部是公司采购业务的归口管理部门，对采购全流程负责。主要职责包括：

1.制度建设：拟定并完善公司采购相关制度及流程。

2.采购执行：根据经批准的采购申请，组织实施寻源、招标、谈判、比价、签

订合同、订单下达、跟催到货、处理质量异议等全流程采购活动。

3.供应商管理：组织对供应商的开发、准入、评价、分级及退出管理，维护《合格供方名录》。

4.成本控制：开展市场行情调研与成本分析，制定采购策略，控制采购成本。

5.合规管理：确保采购活动符合国家法律法规及公司制度要求，防范舞弊风险。

6.档案管理：负责采购过程中所有文件（包括招标文件、投标文件、合同、订单、往来函件等）的收集、整理、归档与保管。

第六条需求部门

负责准确提出采购需求，参与技术标准制定，配合供应商准入考察及样品试用，并参与对采购物资或服务的验收。

第七条质量管理部

负责制定采购物资的验收标准，对入厂物资进行检验或验证，对不合格品进行判定并出具处置意见，参与供应商质量保证能力的评价。

第八条财务部

负责审核采购预算、资金计划、价格合规性；审核采购付款单据的完整性、准

确性及合规性；负责应付账款核算、对账及发票管理；参与采购成本分析与控制。

第九条公关法务部

负责对采购合同文本进行法律合规性审查，防范法律风险；参与处理采购合同纠纷；必要时参与重大招标项目的监督。四川国光农化股份有限公司采购管理制度

第十条审计部

作为独立监督机构，负责对采购与付款内部控制的设计与执行有效性进行监督检查，对重大采购项目进行全过程监督，对发现的违规违纪问题进行调查并提出处理建议。

第十一条评标/谈判小组可根据采购项目需要临时组建，可由技术、经济、管理或法律等人员组成（成员为3人及以上），负责对供应商的响应文件进行评审、与供应商进行谈判，并出具评审结果。

第十二条总裁

全面负责公司重大采购、战略供应商、大额资金采购、供应链安全、成本控制、

供应稳定、合规风控等采购全环节工作，包括但不限于：审定战略供应商准入、续约、终止；审批单一来源采购、合作谈判等未充分竞争的采购活动；统筹资金、仓

储、生产、研发、采购协同，平衡提高品质、降本增效、响应保供、减少库存等核心目标；把控廉洁采购、价格舞弊、关联交易、合同风险，推动审计、法务对采购常态化监督；审批不需要报经董事会审批的关联采购。

第十三条董事会/股东会审批按照《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》《深圳证券交易所股票上市规则》等法律法规及规范性文件要求须报经董

事会或股东会审批的采购，其他采购由公司管理层审批。

第三章采购方式与选择标准

第十四条采购方式分类

公司采购活动根据项目特点、预算金额、市场情况及紧急程度，依法合规选择以下一种方式：

1.询比价采购；

2.竞争性谈判；

3.邀请招标；

4.合作谈判（战略采购）；

5.其他采购方式。

第十五条选择标准与决策逻辑四川国光农化股份有限公司采购管理制度

采购方式的选择实行“因素综合判断法”。该办法以项目特性为判断核心，综合预算金额、市场供应情况、技术复杂程度、紧急程度、战略价值等多维度因素予以确定。预算金额仅为参考因素之一，不作为唯一或决定性标准。若某一采购方式符合其适用情形中的任意一项，即可采用该方式。

（一）询比价采购（标准类采购询比价/非标类采购询比价）

适用情形：

1.采购标的属于标准化、通用性强的货物或服务；或虽为非标，但其技术参数

清晰、规格统一，无须进行复杂的技术评审；

2.市场供应充足，具备充分竞争条件；

3.不存在特殊的时效要求或战略考量。

（二）竞争性谈判

适用情形：

1.项目技术复杂、性质特殊，难以预先确定详细规格或具体技术要求的中大型项目；

2.采购需求明确，但市场供应渠道有限，不具备充分竞争条件；

3.因采购时间紧急，无法满足招标方式所必需的周期要求（相关法律法规要求必须通过招标方式确定供应商的项目除外）；

4.采用询比价采购方式无法满足相关技术或服务需求；

5.需与供应商就技术方案、商务条款等内容开展多轮协商。

（三）邀请招标

适用情形：

1.项目技术复杂，金额较大，规范要求高；

2.工程项目、重要设备材料，需要规范的竞争程序。

（四）合作谈判（战略采购）

适用情形：

1.已签署或拟签署战略合作，且包含优先权或联合开发条款等；

2.涉及年度框架协议、长期稳定供应；

3.公司 A类采购物资供应商，或为细分领域头部企业；

4.拟采购的货物或服务来源单一，只能从唯一供应商处获取所需货物、服务；

5.因事故抢修、灾害处置等不可预见的特殊情况需要紧急采购；四川国光农化股份有限公司采购管理制度

6.为保证原有采购项目一致性或服务配套要求，需从原供应商处添购的；

7.涉及公司重大商业秘密，不适宜采用其他采购方式；

8.拟采购的物资、服务或工程项目，是按公司的要求定制、定做，或按公司要

求委托加工、代工；或公司对物资、服务或工程项目的质量、稳定性、连续性、交付时限等性能诉求高于成本诉求的；

9.供应商参与了采购标的物资、服务或工程项目的前期咨询、或设计、或试用

等深度服务活动的；

10.其他经公司决策程序认可，符合公司战略或特殊需求的供应商。

（五）其他采购方式

适用情形：

1.不属于上述情形；

2.经评估不适宜采用以上采购方式的；

3.“一事一议”审批的。

第四章供应商管理

第十六条供应商全生命周期管理

公司对供应商实行准入、使用、评价、退出的全生命周期闭环管理，旨在持续引入合格、优质的合作伙伴。具体管理要求详见《供应商管理制度》。

1.准入控制

新供应商须依次通过资质审查、样品检测、物料试用、现场考察（如适用）等环节，经相关部门联合评审合格后，方可纳入《合格供方名录》。

2.分类分级管理

根据采购物资对公司运营的影响程度及供应风险，将物资划分为 A、B、C、D、E、F六类（物资分类）；同时，结合供应商的绩效表现与合作价值，评定为战略、优质、良好、合格四个层级（供应商分级）。通过“物资分类指导采购策略，供应商分级确定合作方式”的联动机制，实施差异化管控。

3.定期评价

采购部每年对《合格供方名录》内供应商的质量、价格、交付、服务等维度进

行综合评价，评价结果作为供应商分级动态调整及后续合作的重要依据。

4.退出机制四川国光农化股份有限公司采购管理制度

供应商存在年度评价不合格、发生重大质量事故、严重违约、经营异常或商业

贿赂等情形之一的，应启动退出程序，列入淘汰供应商名录。

第五章采购与付款流程控制

第十七条请购与审批

1.依据请购：所有采购必须基于有效的、经审批的《采购申请单》。申请单应

明确品名、规格、数量、技术要求、需求日期等信息。

2.预算控制：采购申请原则上应在年度预算范围内提报。除生产经营直接所需

的原辅料、助剂、标品、包装物外的物资采购申请，需在申请单中填写预算金额后，方可提交审批流程。

第十八条采购实施

1.供应商选定：

采购员应优先从《合格供方名录》中选择供应商。确需选择名录外供应商进行采购试用或先行合作的，须通过云之家系统完成“新建供应商”准入审批。此类供应商在纳入后续批量采购范围前，仍须按《供应商管理制度》补充完成合格供应商名录的正式准入审批。

2.价格确定：

采购员应根据第十四条、第十五条确定的采购方式，遵循充分竞争、公平合理的原则确定价格。其中，询比价采购须体现“货比三家”的比价逻辑；竞争性谈判、邀请招标等须按规范的评审程序确定成交价格；合作谈判须基于市场行情或历史价

格进行充分议价，确保价格公允。相关比价、谈判或评审记录应完整保留。

3.合同签订：

采购业务除即时结清且金额较小的零星采购外，均须签订书面合同。合同签订前须按《采购业务执行与付款管理细则》及《采购方式选择与招标管理细则》完成

审批流程，并经公关法务部审核。

第十九条验收与入库

1.独立验收：质量管理部及仓储部门应独立于采购部，通用验收原则为所有采

购物资到货后，须依据合同约定的标准进行质量检验和数量清点。检验合格或不合格品评审结论为让步使用的物资，方可办理入库手续。具体按物料类型的差异化验收程序详见《采购业务执行与付款管理细则》。四川国光农化股份有限公司采购管理制度

2.异常处理：验收发现不合格品，由质量管理部组织不合格品评审，最终出具

不合格品处置意见，采购部负责按《采购业务执行与付款管理细则》中退货管理的规定与供应商协调处理。

第二十条付款与结算

1.付款依据：采购付款必须基于合法有效的合同或小额采购的订单、经审批的

付款申请、发票、入库单及验收合格证明。

2.审核与支付：财务部负责对付款单据的真实性、完整性、合规性进行严格审核，审核无误后，根据公司资金计划及合同约定的付款条件办理支付。

3.往来对账：财务部应定期与供应商核对应付账款、预付账款余额，确保账务清晰准确。

第六章采购监督与违规责任

第二十一条监督机制

审计部是采购业务的监督主责部门，有权对采购全流程进行独立、客观的监督检查，包括但不限于制度执行、程序合规、价格公允、供应商准入与评价、合同履行及付款情况等。

第二十二条举报与奖励

公司鼓励员工、供应商及其他合作伙伴对采购活动中的违规违纪行为进行举报。

对举报查证属实的，公司将对举报人予以保护和奖励，具体奖励标准参照分项制度规定执行。

第二十三条违规责任追究

对违反本制度及相关分项制度的单位和个人，公司将视情节轻重、损失大小，依据公司《员工手册》及分项制度的罚则，给予约谈警告、通报批评、解除劳动合同等处理；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

第七章附则

第二十四条制度衔接

本制度是公司采购管理的基本制度，各单位在开展采购活动时，应同时遵守本制度及各分项制度的规定。本制度未尽事宜，按照国家有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》的规定执行。四川国光农化股份有限公司采购管理制度

第二十五条生效与修订本制度自公司董事会审议通过之日起生效实施。

（以下为各分项细则，作为本总制度的重要组成部分）附件一：《供应商管理细则》

附件二：《采购业务执行与付款管理细则》

附件三：《业务外包管理细则》

附件四：《采购方式选择与招标管理细则》