山西永东化工股份有限公司印章管理制度

山西永东化工股份有限公司

印章管理制度

第一章总则

第一条为规范山西永东化工股份有限公司（以下简称公司）印

章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，防范印章管理和使用中的不规范行为，维护公司形象和合法权益，根据《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》等相关法律法规、规范性文件及《山西永东化工股份有限公司》（以下简称《公司章程》）的规定，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司、各子公司、分公司及各部门印章的管理和使用。

第三条本制度所指印章包括公司及子公司公章、合同专用章、董事会印章、财务专用章、发票专用章、法定代表人印章、部门章及其它业务类章等具有法律效力的印章。

第四条本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证

书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本、单据等。

第二章印章的适用范围

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第五条公司（子公司）公章：适用于以公司（子公司）名义上

报国家机关、政府部门的重要公函和文件，以公司（子公司）名义出具的证明、函件、下发的各类内部文件以及以公司名义签订的各类协

议、合同等有法律约束力的文件等。

第六条法定代表人印章：适用于由公司及子公司法定代表人签

章的文件、法定代表人证明书、法定代表人授权委托书、统计报表等。

第七条财务印鉴专用章：适用于公司（子公司）财务部门对外

开具发票、银行票据及其它财务凭证等。

第八条合同专用章：适用于以公司及子公司名义签订的不需要

使用公司（子公司）公章情形各类协议、合同等具有法律约束力的文件。

第九条董事会印章：适用于以董事会名义出具的公告、报告、文件、函件等。

第十条各类业务章及部门章：仅限于公司内部使用，适用于以

部门名义出具的通知、报告、证明等文件，不签署对外文件，对外使用不具有法律效力。

第三章印章的刻制、启用

第十一条印章的刻制由公司办公室统一负责，办公室可授权各子公司行政办公室具体负责子公司印章的刻制。需刻章的部门提出申

2山西永东化工股份有限公司印章管理制度请，填写《印章刻制申请单》，办公室按规定的程序审批后，负责刻制。

第十二条印章刻制的审批权限。公司公章的刻制，由公司办公

室提出申请，董事长审批；法定代表人印章的刻制，由公司办公室提出申请，公司法定代表人审批；董事会印章的刻制，由公司董事会办公室（或证券部）提出申请，董事长审批；其他印章的刻制由使用部门提出申请，由办公室负责人报请总经理审批。

第十三条办公室应严格按照印章刻制备案程序，到当地公安机

关领取刻章卡，并进行备案。

第十四条印章刻制完毕，办公室及时将印模备案后，发布印章启用通知。通知中应明确发布印章全称、启用日期、启用印模，由使用部门印章保管责任人领取，并在《印章领取、交接登记表》上签名确认。办公室应做好《印章领取、交接登记表》登记、保管工作，并按照年度装订，进行归档保管。

第十五条由于单位变动、更名或其他原因停止使用印章、印鉴，或其破损无法使用时，应由保管人员按程序报相关领导批准，将其交回办公室封存或销毁，并由办公室办理新章刻制事宜。

第十六条未经审批，公司（子公司）的任何部门和个人均不得

私自刻制公司各类印章，违反者将予以追究法律责任。

第四章印章的保管

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第十七条公司公章由办公室负责人保管；董事会专用章由公司

董事会秘书负责保管；股份公司财务专用章、法定代表人印章由财务总监负责保管；发票专用章由会计部负责人保管；各子公司的财务专

用章、发票专用章由子公司财务负责人保管，法定代表人印章由出纳保管；合同专用章由销售部门负责人保管；各部门章、业务章由部门负责人保管。

第十八条各部门负责人为本部门印章保管的第一责任人，印章保管人为直接责任人。

第十九条公司（子公司）各类印章保管人员应保证印章的安全，规范使用，建立印章使用台账，若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向公司办公室报告，同时追究当事人责任。

第二十条各类印章自启用之时起，各领用部门和印章保管人员将承担该印章管理责任，对因印章使用、保管违反本制度，给公司（子公司）权益造成损害的，应追究印章保管人员的责任。

第二十一条印章保管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，经请示主管领导同意，印章保管人员应指定他人代管印章并向代管人员交接工作，交代清楚用印时的注意事项，以明确责任。印章保管人员正常上班后，代管人员应向保管人员交接工作。

第二十二条印章保管人员离职，所在部门负责人应监督其将印

章管理情况作为离职移交工作的一部分，印章的移交手续办结后方可

4山西永东化工股份有限公司印章管理制度办理离职手续。印章保管人发生变更时，必须进行印章交接，交接双方在《印章领取、交接登记表》上签名确认。

第二十三条禁止任何人未经批准携带公司（子公司）印章外出。

如有特殊情形，确需带出使用时，须经总经理（或董事长）批准，用印完毕后，相关人员应向用印审批人书面反馈用印情况并存档。

第五章用章的审批

第二十四条用章的审批包括特殊审批和一般审批。不管何种审批，若法律或《公司章程》规定需经股东会、董事会同意方能够用章的，需在股东会、董事会审议通过的前提下用章。

第二十五条特殊审批指经公司法定代表人签批的用章申请表

即成为用章的有效文件，一般审批指特殊审批外的以下各类印章的审批。

第二十六条公司各部门如需用印，依据以下审批流程办理:

(一)以公司名义发出的公文，盖公司公章的，用印经办人填写 OA

用印审批单，经由部门负责人、分管副总经理审批后申请用印。

(二)对外签署的合同或协议，盖合同专用章的，由分管副总经理

批准后盖章：* 销售方面的，用印经办人填写 OA 用印审批单，经由销售部门经理、分管销售副总经理审核批准。*采购方面的，用印经办人填写 OA 用印审批单，经由采购部负责人、分管采购副总经理审核批准。*设备、厂房、土地等基础设施建设及投资、理财、证券等

5山西永东化工股份有限公司印章管理制度方面的，由公司董事长或董事长授权的领导（董事会秘书）审核批准。

*其他情况需经公司董事长或总经理授权的领导批准。

(三)公司开具的介绍信、便函等及授权委托书经部门负责人或者

分管副总经理批准后用印并登记。严禁在空白介绍信、便函、授权委托书等文本上加盖印章。

(四)公司董事会用章由董事会秘书审核、董事长批准后用印。

经董事会、股东会会议形成的决议制作会议文件或信息披露文件

需用印的，豁免按上述流程办理审批程序。

公司（含对子公司）购买或者出售资产、对外投资、提供财务资

助、提供担保等事项，需要按照法律、《公司章程》等规定履行相关审议程序，经公司董事会或股东会审议后方可盖章。

第二十七条财务人员依日常工作权限及常规工作内容使用财

务印章的，无须经上述程序，可直接由财务部负责人盖章，但必须做好用章登记工作。

第二十八条盖其他各类业务章的，须经主管总监或授权的部门经理批准。如涉及欠款发货的，需由主管销售的总监批准。盖产品检验测试专用章的，由质量检验部门负责人批准并盖章。如涉及经济、纠纷等特殊情况的须经总经理批准。

第六章印章的使用

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第二十九条印章保管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限申请用印或用印审批手续不全的，印章保管人员不予用印；经办人拒绝印章保管人审核文件内容或提供审批手续的，印章保管人可拒绝用印并报告领导处理。

第三十条印章保管人应同时对用章情况进行汇总，，包括盖章

材料名称、份数，用印名称、用印日期、用印部门等内容，并由印章保管负责人签字。

第三十一条使用财务印章必须基于发生的真实、合法、手续完

备的财务会计业务，加盖财务印章时，应位置恰当，端正整洁，图形清晰。禁止非财务事项加盖财务印章，严禁财务印章外借其他公司。

第三十二条其他部门因特殊原因（事项）使用财务印章的，必

须办理《印章使用审批单》，经公司（子公司）总经理和财务负责人批准后方可办理，且保管人员必须严格监控印章的使用过程。建立《财务印章使用登记簿》，登记保管人非正常业务使用印章的每一笔事项，注明印章名称、使用事项、经手人、使用日期、起止时间及其他事项。

第三十三条各类印章的保管人严格执行公司印章管理办法，不

得私自使用印章，不得外借，不因任何人指示、要求而违规用章。有违反规定情形的，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司人力资源管理的规定进行处罚。

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第三十四条印章保管人员用印盖章位置要准确、恰当，有日期

的要骑年盖月，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

第三十五条盖章后印章保管人将《用章汇总表》收回保管，按月装订，并交给公司存档部门。

第七章印章的交接

第三十六条印章移交须办理交接手续，签署《印章交接登记表》，注明印章名称、图样、移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。

印章保管人印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分。印章保管人离职时，须办理所管印章的移交手续后方可办理离职手续。

第八章印章的重刻、停用与销毁

第三十七条有下列情况，印章须停用：公司名称变更；印章损坏；印章遗失或被窃，声明作废；公司决定停用。

第三十八条印章停用须经总经理或董事长批准，并及时将停用

印章送公司办公室封存，办公室应建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

第三十九条仅以下原因可以重刻印章：公司名称变更、印章使

用损坏、印章遗失或被窃。公司名称变更时，应将印章、刻章卡交回主管公安机关销毁，并重新申领、刻制。刻制完毕后按照本制度要求，由印章保管责任人重新领用。

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第四十条印章使用损坏时，应将印章交回主管公安机关备案销毁，并申请重新刻制，由公安机关在刻章卡上登记盖章确认。

第四十一条对于不需要在公安机关备案的印章，按照新刻印章

的审批流程，填写《印章刻制申请》，审批后交办公室刻制。损坏的印章填写《印章销毁审批单》，审批后由办公室及保管责任人共同监督销毁，并在《印章销毁审批单》上签名确认。《印章销毁审批单》由办公室负责保管和存档。

第四十二条印章遗失或被盗的，应按照公安机关的要求登报声明作废，并在主管公安机关备案后重新刻制。

第九章附则

第四十三条违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若

给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第四十四条本制度未尽事宜，依照有关法律、法规、规范性文

件和《公司章程》的规定执行；本制度如与日后颁布的法律、法规、

规范性文件或经合法程序修改后的《公司章程》相抵触时，按有关法律、法规、规范性文件和《公司章程》的规定执行。

第四十五条本制度经公司董事会审议通过后生效，自公布之日起实施，原相关印章管理制度同时废止，修改时亦同。

第四十六条本制度由公司董事会负责解释。

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二〇二五年十二月三十日

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