宇环数控机床股份有限公司

证券事务档案管理制度

第一章 总则

第一条 为切实做好宇环数控机床股份有限公司（以下简称“公司”）的证券事

务档案管理工作，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的发展，最大程度保护公司利益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，并结合公司实际情况，制定本制度。

第二章 适用范围

第二条 本制度所称档案包括但不限于：

（一）会议资料，包括但不限于：公司股东会、董事会及其下设专业委员会、独立

董事专门会议会议过程中形成的会议通知、表决票、会议决议、会议记录、法律意见书等相关资料等；

（二）证券事务资料，包括但不限于：公司向中国证券监督管理委员会及其派出

机构和深圳证券交易所报送的各类材料，包括申请文件及批复、报告、函件等；公司与中介机构、新闻媒体的各类合作协议、合作意向书等；投资者关系管理相关文件；公

司信息披露中形成的文件资料、备案资料；股东名册、董事名册、股东及董事持股资料；董事会印章使用记录；信息接收、回复记录等；

（三）专项资料，包括但不限于：中介机构（信用评估机构、会计师事务所、律师事务所、独立财务顾问等）的评估文件、审计报告及法律意见、发行方案、发行

公告、上市保荐书等；

（四）融资资料，包括首次向不特定对象发行的文件资料、再融资文件资料，其中

再融资资料按照再融资的方式归档，主要包括但不限于向（不）特定对象发行股票、可转换公司债券等；

（五）关联方资料，包括但不限于公司与关联方之间发生的关联交易、关联方档案等文件资料；

（六）系统工作资料，包括但不限于历年、历次公司的定期报告系统工作资料等；

（七）其他资料，包括与公司各项资本活动相关的文件材料。

上述资料包括电子版、纸质版及以其他形式存储的所有资料均需保存备份。

第三章 档案文件归档要求

第三条 归档文件必须完整、准确、系统、真实，签署齐全。

第四条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由证券事务部档案管理人员

负责组卷、编目。文件归档中应遵循文件材料形成规律和特点，保持文件间的相互联系，按照一类一档的原则进行归档。全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列编号、固定位置。

第四章 档案保管与移交

第五条 档案保管一般规定：

（一）证券事务专员负责档案的日常维护；

（二）接收或形成的文件材料，应按规定及时整理，科学分类，及时归档存放

在证券部门档案柜；同时对纸质文件扫描形成电子文件，存入指定位置，原则上做到纸质文件和电子文件一并存储；

（三）纸质文件存储过程中需要防潮、防尘并定期检查，配备相应数量的档案装具；

（四）电子文件是指在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输

和存储的文字、图表、音像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件的管理，参考国家档案局电子归档相关文件执行；

（五）重要的纸质文件进行扫描备份，纸质文件和电子文件一并存储；

（六）档案管理人员离职之前应该将手中的档案资料全部移交完毕，方可离职。

（七）档案资料每年应定期进行归档盘点一次，对存在遗漏、缺失、毁损的文件资料，及时汇报董事会秘书妥善解决。

第五章 档案借阅

第六条 档案借阅要求

（一）借阅档案的人员，不得泄密、涂改、拆散，未经许可不得转借、复印和携带档案外出；

（二）凡借阅的档案一律不得私自复印，对于外借的文件资料需要签署档案外借

保密承诺书，以避免经办人员有意或者无意泄露文件内容，造成公司利益受损。

第七条 档案借阅流程

档案管理人员应当了解单位或者个人借阅档案的目的和用途，评估借阅风险，依次经其所在部门负责人、分管领导审核，报请董事会秘书最终审批同意后，方可办理档案借阅手续。借阅需详细登记借阅人姓名、借阅时间、用途、单位或个人信息等。

第八条 外借档案追踪管理

档案管理人员需追踪外借档案，尤其是对借阅超期的文件，档案管理人员需要与借阅人取得联系，询问档案超期未归的原因并评估风险，及时向主管领导报告。

第六章 档案鉴定与销毁

第九条 档案鉴定

公司结合证券部门实际情况，将证券事务档案按密级分为绝密档案、机密档案、一般档案三个等级，其中绝密档案涉及最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害，保管期限为永久；机密档案涉及重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受损害，保管期限为30年；其他一般档案保管期限为10年。

第十条 档案销毁

对于已到存储年限的档案，应报主管领导审批，经董事长批准后，方可销毁。对于销毁的文件形成销毁清册，由一人执行销毁程序，另一人负责全流程监销，监销人要在销毁清册上签字。在销毁之前需要遵循“保存从宽，销毁从严”的原则再次确认资料的重要性程度，避免误销。

第七章 附则第十一条 本制度未尽事宜，依照国家法律、法规、规章、规范性文件和《公司章程》的有关规定执行。本制度与法律、法规、规章、规范性文件和《公司章程》的有关规定不一致的，以有关法律、法规、规章、规范性文件和《公司章程》的规定为准。

第十二条 本制度由公司董事会负责解释。

第十三条 本制度经公司董事会审议通过后生效实施。

宇环数控机床股份有限公司

2026年10月28日