华林证券股份有限公司

董事会秘书工作制度

（2025年12月）

第一章总则

第一条为了促进公司的规范运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会

秘书工作的管理与监督，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》《证券公司监督管理条例》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作》等有关法律、行政法规、规章和《华林证券股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”），结合公司实际情况，制定本工作制度。

第二章董事会秘书的任职资格及职责

第二条董事会秘书为公司高级管理人员，对公司董事会负责。

第三条董事会秘书应当具备履行职责所必需的证券、财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，具备法律、行政法规和国家证券监督管理机构规定的任职条件。聘任董事会秘书时，董事会秘书候选人除应符合公司高级管理人员的任职条件外，提名人和候选人还应在其被提名时说明候选人是否熟悉履职相关的法律法规、是否具备与岗位要求相适应的职业操守、是否具备相应的专业胜任能力与从业经验。

第四条公司非独立董事或者其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书。董事

兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的人员不得以双重身份作出。

第五条公司任免董事会秘书，应当公告，并报住所地中国证监会派出机构备案。

第六条有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

（一）有《公司法》第一百七十八条规定情形之一的；

第1页共5页（二）最近三十六个月受到中国证监会行政处罚；

（三）最近三十六个月受到证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评的；

（四）其他不适合担任董事会秘书的情形。

第七条董事会秘书的主要职责包括：

（一）负责公司的信息披露管理事务，做好信息披露相关工作，包括办理信息报

送或者信息披露事项、制定并完善公司信息披露事务管理办法、督促公司相关信息披

露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及有关人员履行信息披露义务、负责未公开披露信息的保密工作、负责公司内幕知情人登记报备工作，在未公开重大信息泄露时，及时向证券交易所报告并公告等；

（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、投资者及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会、董事会及高级管理人员

相关会议，负责董事会会议记录工作并签字；

（四）关注媒体报道并主动求证报道的真实性，督促公司董事会及时回复证券交易所问询；

（五）组织公司董事、高级管理人员进行相关法律、行政法规、证券交易所上市

规则及相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（六）督促董事、高级管理人员遵守法律、法规、规章、规范性文件、深圳证券

交易所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司董事、高级管理人员违反法律、行政法规、部门规章、其他规范性文件和公司章程等，或公司作出或可能作出违反相关规定的决策时，应当提醒相关人员，并及时向中国证监会和证券交易所报告；

（七）负责公司股权管理事务，保管公司董事、高级管理人员、控股股东及其董

事、高级管理人员持有本公司股份的资料，并负责披露公司董事、高级管理人员持股变动情况；

（八）法律、行政法规、部门规章和规范性文件要求履行的其他职责。

第八条董事会秘书不得在控股股东、实际控制人及其控制的其他企业中担任除

第2页共5页董事、监事以外的其他行政职务，不得在控股股东、实际控制人及其控制的其他企业领薪。

第三章董事会秘书的聘任和解聘

第九条董事会秘书经董事会聘任或者解聘，任期三年，可以连聘连任。

第十条公司设立董事会办公室辅助董事会秘书工作。

第十一条董事会秘书应在任职期间及离任后持续履行公司保密义务，直至有关信息披露为止。

第十二条公司不得无故解聘董事会秘书。董事会秘书被解聘或者辞职时，公司

应当及时向证券交易所报告，说明原因并公告。董事会秘书可以就被公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个人陈述报告。

第十三条董事会秘书有下列情形之一的，公司应当自该事实发生之日起一个月

内解聘董事会秘书：

（一）出现本制度第六条规定的不得担任董事会秘书的情形之一的；

（二）连续三个月以上不能履行职责的；

（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给投资者造成重大损失的；

（四）违反其他相关法规规定或公司章程，给公司或者股东造成重大损失的。

第十四条董事会秘书可以在任期届满以前提出辞职。董事会秘书辞职应向董事

会提交书面辞职报告，辞职自辞职报告送达董事会时生效。

第十五条董事会秘书离任前，应当完成各项工作移交手续。董事会秘书辞职后

未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。

第十六条公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员

代行董事会秘书的职责并公告，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。董事会秘书空缺期间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后六个月内完成董事会秘书的聘任工作。

第3页共5页第四章董事会秘书的工作规则

第十七条股东会、董事会会议筹备、组织：

（一）关于会议的召开时间、地点，董事会秘书在请示董事长后，应尽快按照《公司章程》及其他有关规则规定的时限、方式和内容发出通知；

（二）凡需提交股东会或董事会会议审议的议案，由董事会秘书负责审核其关联性与程序性后报董事长确定是否提交股东会或董事会会议审议；

（三）董事会秘书应在会议召开前，按照规定的时间将会议资料送达各与会者；

（四）董事会秘书应作会议记录并保存二十年。

第十八条监管部门对公司的问询函，董事会秘书应组织协调相关部门准备资料

回答问题，完成后进行审核。

第十九条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、其他高级管理

人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书的工作。董事长应当保证董事会秘书的知情权，为其履行职责创造良好的工作条件。

董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。公司作出重大决定之前，可以从信息披露角度征询董事会秘书的意见。

董事会秘书应当对上报的内部重大信息进行分析和判断。如按规定需要履行信息披露义务的，董事会秘书应当及时向董事会报告，提请董事会履行相应程序并对外披露。

第二十条董事会秘书对公司负有忠实和勤勉的义务，应当遵守公司章程，切实

履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职权为自己谋私利。

第二十一条公司董事会秘书在任职期间按要求参加深圳证券交易所组织的董事会秘书后续培训。

第五章附则

第二十二条本制度未尽事宜或本制度生效后颁布、修改的法律、行政法规、规

第4页共5页章、《公司章程》规定与本制度相冲突的，以法律、行政法规、规章或《公司章程》的规定为准。

第二十三条本制度解释权属于公司董事会。

第二十四条本制度经公司董事会通过之日起生效。